《企業(yè)檔案管理規(guī)定》

目  錄 

第一章  總則

第二章  機(jī)構(gòu)和人員

第三章  設(shè)施設(shè)備

第四章  文件材料的形成、收集、整理與歸檔

第五章  檔案的保管、保護(hù)、鑒定與處置

第六章  檔案的利用、開發(fā)、統(tǒng)計與移交 

第七章  檔案信息化建設(shè)

第八章  監(jiān)督管理

第九章  獎勵與處罰

第十章  附則

第一條  為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，推進(jìn)企業(yè)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，服務(wù)企業(yè)各項工作，服務(wù)中國特色社會主義事業(yè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條  本規(guī)定所稱企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)等活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條  中華人民共和國境內(nèi)設(shè)立的按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的企業(yè)開展檔案收集、整理、保管、利用及監(jiān)督管理等活動適用本規(guī)定。

第四條  企業(yè)檔案工作是企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動，是企業(yè)不可缺少的基礎(chǔ)性、支撐性工作，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)和職工合法權(quán)益、服務(wù)黨和國家工作大局的一項重要工作。

第五條  堅持中國共產(chǎn)黨對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入企業(yè)整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

檔案工作經(jīng)費應(yīng)當(dāng)列入企業(yè)年度財務(wù)預(yù)算，為檔案工作提供保障。

第六條  企業(yè)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于開發(fā)利用。

國家檔案主管部門負(fù)責(zé)全國企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，對中央企業(yè)（包括國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會監(jiān)管中央企業(yè)、中央金融企業(yè)、中央所屬文化企業(yè)等，下同）檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級以上地方檔案主管部門在職責(zé)范圍內(nèi)對本區(qū)域企業(yè)檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。各級各類開發(fā)區(qū)管理機(jī)構(gòu)檔案部門對本區(qū)域企業(yè)檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央和地方專業(yè)主管部門對所屬企業(yè)（包括上市公司、境外企業(yè)等，下同）檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照資產(chǎn)歸屬關(guān)系對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)關(guān)系向檔案主管部門或母公司（投資主體）報送企業(yè)年度檔案工作情況。中央企業(yè)總部制定的檔案管理制度應(yīng)當(dāng)報國家檔案主管部門備案。

第七條  企業(yè)委托檔案服務(wù)時，應(yīng)當(dāng)按照合法、安全、可控的原則選擇依法設(shè)立的具備相應(yīng)資質(zhì)和服務(wù)能力的受托方，簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對受托方進(jìn)行監(jiān)督，保證服務(wù)質(zhì)量，確保檔案安全。

第八條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置檔案部門（機(jī)構(gòu)）或者確定負(fù)責(zé)檔案工作的部門（機(jī)構(gòu)），配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的專職檔案工作人員，滿足檔案保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的需要。其中檔案保管利用人員數(shù)量可以根據(jù)館（室）藏檔案數(shù)量及年度檔案增量等確定，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員數(shù)量可以根據(jù)內(nèi)設(shè)部門數(shù)量、所屬單位數(shù)量、項目數(shù)量等確定。

中央企業(yè)、地方國有大型企業(yè)應(yīng)當(dāng)在總部設(shè)立負(fù)責(zé)檔案工作的職能部門。

企業(yè)可以根據(jù)需要按照規(guī)定設(shè)立檔案館。

第九條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)確定分管檔案工作負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人。企業(yè)可以根據(jù)需要設(shè)置檔案專業(yè)負(fù)責(zé)人（檔案總監(jiān)），履行建立檔案工作體系、審核專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織實施專項工作、服務(wù)主營業(yè)務(wù)等職責(zé)。

第十條  企業(yè)檔案部門履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)和方針政策，制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；

（二）組織制定并實施本企業(yè)檔案工作中長期發(fā)展規(guī)劃、年度計劃；

（三）監(jiān)督和指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、鑒定、整理及歸檔工作；

（四）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、鑒定、處置、利用、開發(fā)、統(tǒng)計等工作，并按照規(guī)定移交檔案；

（五）組織協(xié)調(diào)建設(shè)項目、科研項目、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等檔案驗收工作；

（六）監(jiān)督和指導(dǎo)所屬單位的檔案工作；

（七）組織實施檔案信息化工作；

（八）組織開展檔案科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新、宣傳培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流等活動。

第十一條  企業(yè)各部門（含項目，下同）應(yīng)當(dāng)確定檔案工作負(fù)責(zé)人，配備專（兼）職檔案工作人員。

第十二條  企業(yè)各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、鑒定、整理、歸檔，確保其真實、完整、準(zhǔn)確。

第十三條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，為其評聘職稱創(chuàng)造條件。

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。

第十四條  檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第十五條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、閱覽用房和檔案庫房，可以根據(jù)需要設(shè)置展覽（陳列）室、服務(wù)器機(jī)房、檔案接收、整理、修復(fù)、消毒、數(shù)字化、縮微、安全監(jiān)控等用房（以下統(tǒng)稱業(yè)務(wù)和技術(shù)用房）。

檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。

第十六條  檔案辦公用房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房等面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同載體類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足企業(yè)檔案法定存放年限需要，新建檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足未來至少10年檔案存放需要。

第十七條  檔案閱覽用房、庫房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房選址應(yīng)當(dāng)利于檔案保護(hù)，遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和污染源，宜符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25）規(guī)定。

檔案庫房如無特殊保護(hù)，一般不宜設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、食堂（廚房）、變配電室、鍋爐房、車庫等存在安全隱患的場所。

第十八條  檔案閱覽用房、庫房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房建筑設(shè)計宜符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25）規(guī)定。

檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。

第十九條  檔案閱覽用房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房應(yīng)當(dāng)安裝視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。

檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝防盜門窗、視頻監(jiān)控、防光窗簾等設(shè)施設(shè)備，可以選擇智能門禁識別、自動報警、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。

第二十條  檔案辦公用房、閱覽用房、業(yè)務(wù)和技術(shù)用房均應(yīng)當(dāng)配備消防設(shè)施并按照規(guī)定通過驗收。

檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)和火災(zāi)自動報警設(shè)備。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，選擇采用潔凈氣體、高壓細(xì)水霧等滅火效率高且對檔案無二次損害的滅火設(shè)備。

第二十一條  檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的檔案裝具，可以參照《檔案裝具》（DA/T 6）、《直列式檔案密集架》（DA/T 7）、《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》（DA/T 65）等。

檔案庫房配備的裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。檔案庫樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于5kN/m2，采用密集架時不應(yīng)小于12kN/m2。

第二十二條  檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)。檔案庫房不宜采用水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)，確需采用時，應(yīng)當(dāng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏汽，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過熱現(xiàn)象。

保存重要檔案或具備條件的，可以配置恒溫恒濕、通風(fēng)換氣、空氣凈化等設(shè)備。

第二十三條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)、配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子檔案管理需求的設(shè)施設(shè)備，具體應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第七章要求。

第二十四條  形成檔案數(shù)量較少的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)配備滿足安防、消防、溫濕度調(diào)控和信息化工作基本需求的設(shè)施設(shè)備。

第二十五條  企業(yè)檔案部門或者檔案工作人員應(yīng)當(dāng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，對文件材料的形成、收集、整理與歸檔進(jìn)行指導(dǎo)。

企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)當(dāng)同時提出項目文件材料的歸檔要求；檢查項目計劃進(jìn)度應(yīng)當(dāng)同時檢查項目文件材料積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)當(dāng)同時驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)當(dāng)同時做好項目文件材料歸檔交接。

第二十六條  企業(yè)形成的文件材料應(yīng)當(dāng)使用耐久、可靠、滿足長期保存要求的記錄載體和方式。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實、完整、準(zhǔn)確，簽字及蓋章手續(xù)完備。

歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件，以復(fù)制件歸檔的應(yīng)當(dāng)注明原因及原件存放處。

第二十七條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）和國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確定本企業(yè)的文件材料歸檔范圍。

第二十八條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制本企業(yè)各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并按資產(chǎn)歸屬關(guān)系指導(dǎo)所屬單位根據(jù)有關(guān)規(guī)定規(guī)范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制并審批所屬單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業(yè)檔案保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年和10年。

中央企業(yè)總部的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，報國家檔案主管部門同意后執(zhí)行。

地方國有企業(yè)總部編制的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，報同級檔案主管部門同意后執(zhí)行。

第二十九條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、形式的檔案分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動。

第三十條  歸檔文件材料整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法可以參照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78）、《會計檔案案卷格式》（DA/T 39）等。

第三十一條  企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等基本屬性。檔號編制方法可以參照《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等。

第三十二條  企業(yè)撤銷部門的未歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)明確歸檔部門和責(zé)任人，在部門撤銷后1個月內(nèi)歸檔，尚未完成的項目（業(yè)務(wù)）文件材料應(yīng)當(dāng)及時移交項目（業(yè)務(wù)）承接部門按要求歸檔。

企業(yè)人員崗位變動時，應(yīng)當(dāng)將待歸檔文件材料交由接任者按要求歸檔。

第三十三條  多個企業(yè)聯(lián)合召開的會議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設(shè)或研究的項目、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。有其他規(guī)定（約定）的從其規(guī)定（約定）。

第三十四條  企業(yè)文件材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)形成部門整理后歸檔，歸檔時間可以參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42）。

企業(yè)文件材料歸檔后，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時向檔案部門移交。移交前，形成部門應(yīng)當(dāng)編制交接清單，內(nèi)容包括待移交檔案題名、年度、卷（件）號、頁數(shù)、保管期限、密級等。移交時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照交接清單所列內(nèi)容逐項查驗，核對無誤后交接雙方的經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人在交接清單上簽名（蓋章）。交接清單一式兩份、永久保存。

任何部門或人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第三十五條  需要進(jìn)行驗收（審查或績效評價）的建設(shè)、科研、產(chǎn)品（業(yè)務(wù)）等項目，還應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行檔案驗收（審查或績效評價）。

第三十六條  企業(yè)可以按照規(guī)定通過接受捐獻(xiàn)、購買、代存、交換等方式收集檔案。

第三十七條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)按全宗管理檔案，建立并定期完善全宗卷。全宗卷的編制要求可以參照《全宗卷規(guī)范》（DA/T 12）。

第三十八條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行保管和保護(hù)，確保檔案實體和信息安全。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定檔案備份方案，根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度分級分類實施異地、異質(zhì)備份。檔案備份應(yīng)當(dāng)定期開展，至少每年備份一次。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，做好應(yīng)急準(zhǔn)備，提升應(yīng)急能力。

第三十九條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體等工作。

檔案庫房溫濕度要求應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的重要性和載體等因素確定，宜符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15）規(guī)定。

檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持安全出口、疏散通道暢通，不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。

第四十條  企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取調(diào)節(jié)措施；定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房干凈整潔；定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬；記錄人員、檔案進(jìn)出庫房情況。

檔案庫房視頻監(jiān)控記錄應(yīng)當(dāng)至少保存6個月。

第四十一條  企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)建立檔案臺賬，定期組織人員對檔案數(shù)量進(jìn)行清點，做到賬物相符。

第四十二條  檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。

受損、易損的檔案應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或做相應(yīng)技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，維護(hù)檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時進(jìn)行復(fù)制備份，并作修復(fù)說明。

第四十三條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。

鑒定工作由企業(yè)檔案部門牽頭、相關(guān)部門參加，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定意見。鑒定意見應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人（分管檔案工作的負(fù)責(zé)人）、檔案部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的企業(yè)檔案鑒定委員會（小組）審批。

對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對確無保存價值檔案，按照規(guī)定予以銷毀。

第四十四條  銷毀檔案按照以下程序辦理：

（一）企業(yè)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管期限和擬銷毀時間等內(nèi)容，報企業(yè)檔案鑒定委員會（小組）審批；

（二）企業(yè)檔案鑒定委員會（小組）在檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）企業(yè)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對，確認(rèn)無誤后檔案部門做好檔案出庫記錄；檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名、蓋章。檔案銷毀清冊永久保存。

檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。

電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第六十六條要求。

涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第四十五條  企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的，應(yīng)當(dāng)按照業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系及時向相應(yīng)檔案主管部門或母公司（投資主體）報告有關(guān)情況。國有企業(yè)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》（國家檔案局令第17號）開展檔案處置工作。

第四十六條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。

企業(yè)提供利用檔案時，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第四十七條  利用企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行利用制度，履行檔案查閱、復(fù)制、借出審批和登記手續(xù)。通過網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)當(dāng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

企業(yè)檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用者應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借閱的檔案，嚴(yán)禁篡改和損壞，確保檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

企業(yè)人員辦理退休或離崗手續(xù)時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)由檔案部門確認(rèn)已歸還借閱的檔案。

第四十八條  檔案部門應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機(jī)檢索需要。

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案利用效果登記，對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

第四十九條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制專題匯編、大事記、組織沿革、項目（工程）簡介、企業(yè)史志等，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片、建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫等多種形式，發(fā)揮檔案價值。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對突發(fā)事件應(yīng)對管理活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對管理提供文獻(xiàn)參考和決策支持。

企業(yè)宜圍繞重大活動、重點工作和重要歷史節(jié)點開展檔案編研。

第五十條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好檔案統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、年度檔案及人員出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案交接情況、檔案鑒定處置情況、檔案信息化建設(shè)情況、檔案人員情況、檔案委托服務(wù)情況等定期統(tǒng)計、建立臺賬，并按照《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查制度》填寫報送統(tǒng)計報表。

第五十一條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。

企業(yè)移交檔案后需要利用的，接收檔案的檔案館應(yīng)當(dāng)提供便利。

第五十二條  企業(yè)向檔案館移交檔案時，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定標(biāo)注檔案密級變更情況，并附具檔案開放審核意見。

對已移交進(jìn)館的檔案，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定配合檔案館做好檔案降解密和開放審核工作。

第五十三條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。具備條件的企業(yè)宜建設(shè)數(shù)字檔案館（室）。

第五十四條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)配置滿足檔案數(shù)字資源管理需要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、服務(wù)器及存儲設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等。

第五十五條  企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國家安全保密要求，具備收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計、格式轉(zhuǎn)換、審計、備份、系統(tǒng)管理等基本功能，并與企業(yè)其他信息系統(tǒng)相互銜接，規(guī)范運行、定期維護(hù)。具體可以參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 56）。

第五十六條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分考慮辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)（業(yè)務(wù)）管理系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、社交媒體等信息系統(tǒng)中電子文件的歸檔需求，選擇適宜的電子文件格式，捕獲相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，完備歸檔接口，按照要求完成（進(jìn)行）電子文件歸檔。

第五十七條  企業(yè)各信息系統(tǒng)批量和零散形成的、以及外部接收的屬于歸檔范圍的電子文件，均應(yīng)當(dāng)歸檔，并采取有效措施確保電子文件真實、完整、可用、安全。電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并歸檔。

第五十八條  電子文件歸檔時間應(yīng)當(dāng)與其他載體文件歸檔時間相協(xié)調(diào)，一般不晚于同批次其他載體文件歸檔時間。無其他載體的電子文件可以在辦理完畢后實時歸檔。

第五十九條  電子文件的歸檔格式應(yīng)當(dāng)符合格式開放、不綁定軟硬件、文件自包含、可轉(zhuǎn)換等長期保存要求。不符合長期保存要求的，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為符合要求的歸檔格式或?qū)Ｓ密浖徊w檔。

第六十條  電子文件與傳統(tǒng)載體文件并存的，應(yīng)當(dāng)在電子檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)將二者建立關(guān)聯(lián)。

電子文件整理應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第三十、三十一條執(zhí)行，具體可以參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）。

第六十一條  電子檔案管理應(yīng)當(dāng)實施全方位的安全與保密措施，確保電子檔案安全。

第六十二條  企業(yè)電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，按照《電子檔案移交與接收辦法》的信息組織方式實施在線和離線存儲，重要檔案應(yīng)當(dāng)離線存儲、一式三套。

第六十三條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案管理信息系統(tǒng)備份策略，實施電子檔案管理信息系統(tǒng)備份管理。

第六十四條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，對存在問題或風(fēng)險的電子檔案及時進(jìn)行遷移或采用經(jīng)過評估的其他技術(shù)延長其可用時間。

電子檔案遷移應(yīng)當(dāng)按照確認(rèn)需求、評估風(fēng)險、制定實施方案、測試與實施、評估與結(jié)果報告的步驟進(jìn)行，確保過程可控。遷移活動應(yīng)當(dāng)在電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中記錄。

電子檔案遷移后，根據(jù)本企業(yè)實際，對遷移前的電子檔案進(jìn)行銷毀或留存。

第六十五條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，保證數(shù)字化過程規(guī)范安全。具體可以參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62）等。

第六十六條  銷毀電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果，應(yīng)當(dāng)確保在線存儲設(shè)備、容災(zāi)備份系統(tǒng)、離線存儲介質(zhì)中均不可識讀。

第六十七條  來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可僅以電子形式作為憑證使用。

第六十八條  企業(yè)應(yīng)當(dāng)接受并配合檔案主管部門依法組織開展的檔案檢查，檢查內(nèi)容包括：檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。

第六十九條  企業(yè)發(fā)現(xiàn)存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應(yīng)當(dāng)及時向檔案主管部門報告。

有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)視為存在檔案安全隱患：

（一）檔案庫房選址、設(shè)計、建設(shè)不規(guī)范，庫房面積嚴(yán)重不足的；

（二）缺乏必要的設(shè)施、設(shè)備，或者設(shè)施、設(shè)備老化，性能不符合要求，存在檔案保管安全隱患的；

（三）檔案資源未集中統(tǒng)一管理，面臨散失、損毀危險的；

（四）電子檔案管理信息系統(tǒng)或者功能模塊不符合安全保護(hù)要求，關(guān)鍵功能缺失，無法確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的；

（五）對電子檔案的接收、存儲、備份不規(guī)范，無法確保電子檔案長期有效的；

（六）檔案開放審核、利用程序不規(guī)范，致使開放、利用的檔案內(nèi)容存在安全風(fēng)險的；

（七）委托檔案服務(wù)不符合規(guī)定的；

（八）存在其他嚴(yán)重危及檔案實體和信息安全的。

第七十條  檔案主管部門發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令限期整改，消除檔案安全隱患。

第七十一條  國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照資產(chǎn)歸屬關(guān)系定期對所屬單位的檔案工作開展檢查考核。檢查考核時應(yīng)當(dāng)制定計劃、明確標(biāo)準(zhǔn)、完善過程記錄、反饋結(jié)果、督促問題歸零，確保檢查考核工作形成閉環(huán)。

第七十二條  企業(yè)任何單位和個人有權(quán)向檔案主管部門和有關(guān)機(jī)關(guān)舉報企業(yè)檔案違法行為。

接到舉報的檔案主管部門或者有關(guān)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時依法處理。

第七十三條  有下列情形之一的，檔案主管部門和企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況進(jìn)行表彰獎勵：

（一）檔案收集、整理、移交成績顯著的；

（二）檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理成績顯著的；

（三）檔案開發(fā)利用、宣傳、教育取得突出效果的；

（四）在檔案學(xué)理論研究、檔案科研方面做出重要貢獻(xiàn)的；

（五）在重大活動、突發(fā)事件應(yīng)對管理檔案工作和檔案應(yīng)急處置中表現(xiàn)突出的；

（六）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

第七十四條  對違反本規(guī)定的企業(yè)或個人，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)予以處理。

第七十五條  各省、自治區(qū)、直轄市檔案主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實施細(xì)則。

第七十六條  科技事業(yè)單位可以參照本規(guī)定執(zhí)行。

第七十七條  本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自2023年10月1日起施行。國家檔案局2002年7月22日發(fā)布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》同時廢止。